Wanneer verzamelen wij je persoonsgegevens?
Op het moment dat je gegevens invult of via het inschrijfformulier achterlaat op onze website, je jezelf inschrijft op een van onze kantoren of op een andere manier aanmeldt of wordt aangemeld om gebruik te maken van onze dienstverlening.
We kunnen ook gegevens van je verzamelen wanneer je deze hebt geplaatst op publieke middelen waaruit zou kunnen blijken dat je geïnteresseerd bent in dienstverlening gerelateerd aan de verandering naar een andere arbeidsomgeving of carrière switch.
Daarnaast kunnen wij ook persoonsgegevens verzamelen door persoonlijk en/of telefonisch contact met je op te nemen, door referentiechecks of door nadere schriftelijke informatieverstrekking. Ook kunnen gegevens uit openbare bronnen, zoals social media, worden geraadpleegd.
In dat geval zullen we je benaderen of je interesse hebt om je bij ons in te schrijven conform onze voorwaarden en met inachtneming van dit Privacy en Cookie Statement. Bestaat er geen interesse in bemiddeling via PD personeel, dan kunnen wij relevante gegevens van je verwerken om je wens niet door ons benaderd te worden, te kunnen waarborgen.
Waarom verzamelen en verwerken wij je persoonsgegevens?
Wij verzamelen en verwerken je gegevens voor de uitvoering van onze dienstverlening. Waaronder bemiddeling, detachering, werving & selectie, salarisadministratie en personeelsmanagement.
De gegevens en documenten die je aan ons doorgeeft, bijvoorbeeld via het sollicitatieformulier op onze website of die je ons per email doet toekomen, worden door ons onder meer verwerkt om te bepalen of je in aanmerking komt voor de vacature waarop je reageert. Ook kijken wij of je voor andere vacatures in aanmerking komt. Meer specifiek gebruiken wij je gegevens:
- Om je aanbiedingen te kunnen doen en/of informatie te kunnen geven over onze dienstverlening en deze beter te kunnen afstemmen naar jouw wensen en kwaliteiten, dit gebeurt door onze medewerkers.
- Om je te kunnen benaderen met nieuwsbrieven en overzichten van actuele vacatures die voor jou interessant kunnen zijn.
- Om een goede selectie te kunnen maken voor de juiste vacature(s). Je gegevens worden hiervoor vergeleken met de kwalificaties van de vacature(s).
- Om je te kunnen uitnodigen voor een kennismakingsgesprek.
- Om je te kunnen benaderen voor andere vacatures waar je ook voor in aanmerking zou kunnen komen. Anders dan waarvoor je in eerste instantie bent benaderd of op gesolliciteerd hebt.
- Voor het uitvoeren van referentiechecks. Een referentiecheck vind uitsluitend plaats nadat wij hiervoor van jou toestemming hebben verkregen.
- Voor het aangaan van een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie en deze te kunnen onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te kunnen voeren. Denk aan het opmaken van een arbeidsovereenkomst en administratieve doeleinden zoals de salarisadministratie. Wij gebruiken je persoonsgegevens voor het sluiten, uitvoeren en beëindigen van je arbeidsovereenkomst. Wij nemen je persoonsgegevens ook op in onze salarisadministratie.
- Als je een ZZP´er bent, verwerken wij je persoonsgegevens op dezelfde manier om een dienstverleningsovereenkomst met je aan te gaan.
- Om je aan te melden in ons urenregistratiesysteem e-uur. Hiervoor worden je naam, geslacht en privémail ingevoerd. Via e-mail worden je inloggegevens naar je doorgestuurd.
- Om een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen.
- Voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitvoeren van audits, fiscus- en accountantscontrole.
- Voor kwaliteitsdoeleinden zoals certificering.
- Om subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen.
Welke gegevens worden verwerkt?
Voor werving- en selectieprocedure
PD personeel verwerkt persoonsgegevens die relevant kunnen zijn voor de werving/ en selectieprocedure(s). Het gaat hierbij om onder andere je:
- NAW gegevens, email adres en andere contactgegevens.
- Geboortedatum, leeftijd, geslacht.
- Curriculum vitae (CV), informatie over opleiding, stages en werkervaring.
- Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die je zelf of via ons gevolgd of gedaan hebt.
- Gegevens over beschikbaarheid en verlof.
- Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid. Bijvoorbeeld referenties en getuigschriften.
Ook correspondentie met PD personeel over sollicitaties zullen worden verwerkt. Voor bepaalde functies kan een verklaring van goed gedrag worden gevraagd. Indien het voor een functie nodig is kan worden gevraagd om mee te doen aan een psychologische onderzoek/assessment. In dat geval zullen je persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het onderzoek/assessment worden doorgegeven aan de organisatie het onderzoek/assessment zal uitvoeren.
Je bent zelf verantwoordelijk voor de juistheid en relevantie van de gegevens die je ons verstrekt.
Bij een arbeidsovereenkomst of dienstverleningsovereenkomst
Voor het aangaan van een arbeidsovereenkomst of dienstverleningsovereenkomst zullen naast de verzamelde gegevens onder voor werving- en selectieprocedure ook de volgende gegevens worden verzameld:
Nationaliteit, BSN, identiteitsbewijs, werkvergunning.
- Burgerlijke staat.
- Gegevens over je functie en positie, werklocatie en organisatie.
- arbeidsvoorwaarden, belastinggegevens en betalingsgegevens.
- Overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie.
- Indien je een ZZP´er bent bewaren wij ook je inschrijvingsnummer bij de KvK en btw-gegevens.
Bewaren van de gegevens
Voor werving- en selectieprocedure
Wij bewaren je persoonsgegevens zo lang als nodig is om de werving- en selectieprocedure af te ronden. Wanneer wij redelijkerwijs verwachten dat wij in de nabije toekomst andere interessante vacatures voor je hebben, kunnen wij je persoonsgegevens hiervoor bewaren. Wij bewaren je gegevens alleen als je hiervoor toestemming hebt gegeven.
Bij een arbeidsovereenkomst of dienstverleningsovereenkomst
Voor dit doeleinde worden je persoonsgegevens na beëindiging van je arbeidsovereenkomst bewaard zo lang PD personeel wettelijk verplicht is om je persoonsgegevens te bewaren en indien dit redelijkerwijs noodzakelijk is om de juridische belangen van PD personeel te beschermen. Na het verstrijken van deze periode worden je persoonsgegevens uit onze systemen verwijderd.
Hoe lang bewaren bij je persoonsgegevens?
Wanneer je (nog) niet voor PD personeel hebt gewerkt
Je persoonsgegevens zijn beschikbaar tot twee jaar na het laatste contact. Indien je niet voor PD personeel hebt gewerkt. Het gaat hierbij om de volgende gegevens: CV, NAW gegevens, telefoonnummer(s), e-mailadres(sen), gemaakte notities en correspondentie, geregistreerde aanbiedingen bij mogelijke opdrachtgevers. Je krijgt zowel na een jaar als bij twee jaar nadat je geen contact met ons hebt gehad een bericht van ons dat je bij ons staat ingeschreven.
Indien je geen gebruik meer wilt maken van onze dienstverlening, kun je jezelf uitschrijven. Dit kun je aangegeven bij je contactpersoon. Je wordt dan niet meer benaderd en/of bemiddeld door PD personeel.
Wanneer je voor PD personeel werkt/hebt gewerkt
De volgende gegevens zijn zeven jaar voor PD personeel beschikbaar: CV, NAW-gegevens, telefoonnummer(s), e-mailadres(sen), gemaakte notities en correspondentie, geregistreerde aanbiedingen bij mogelijke opdrachtgevers en loonadministratie.
De volgende gegevens worden door PD personeel vijf jaar bewaard: ID bewijs, BSN en pasfoto.
Indien je geen gebruik meer wilt maken van onze dienstverlening, dan kun je dit aangegeven bij je contactpersoon. Je wordt dan niet meer benaderd en/of bemiddeld door PD personeel. Je persoonsgegevens zijn enkel beschikbaar voor PD personeel overeenkomstig de daarvoor toepasselijke doelen en termijnen.
Met wie kunnen wij je persoonsgegevens (Kandidaten, ZZP´ers) delen?
PD personeel kan je persoonsgegevens doorgeven aan opdrachtgevers, onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensbewerkers) die namens ons diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. En in alle overige gevallen waarin wij genoodzaakt zijn om je gegevens door te geven, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.
De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij ´waarom verzamelen wij je persoonsgegevens?´.
PD personeel heeft maatregelen genomen om je persoonsgegevens optimaal te beschermen. Wij doen er alles aan om je persoonsgegevens te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Bijvoorbeeld: alleen geautoriseerde hebben toegang tot de gegevens. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensbewerkers die namens ons diensten verlenen of opdrachtuitvoeren, is PD personeel met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.
Rechten van de sollicitant
Als sollicitant heb je het recht op inzage in de verwerking van je eigen persoonsgegevens. Een verzoek om inzage van je persoonsgegevens kan worden gericht aan backoffice@pdpersoneel.nl. Naar aanleiding van een verzoek tot inzage, kan je als sollicitant vragen om je gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of te afschermen, bijvoorbeeld wanneer de gegevens feitelijk onjuist zijn.
Mocht je een klacht hebben met betrekking tot de verwerking van je persoonsgegevens dan kun je ook contact opnemen tot de relevante overheidsautoriteit (Autoriteit Persoonsgegevens).
Persoonsgegevens van zakelijke relaties
Dit zijn contactgegevens van medewerkers van opdrachtgevers, leveranciers, verkopers, referenten en elke andere instantie waarmee wij een zakelijke relatie onderhouden.
PD personeel verwerkt de persoonsgegevens van betrokkenen die werkzaam zijn voor organisaties waarmee wij zaken doen om:
- Commerciële aanbiedingen te kunnen doen voor en/of verstrekken van informatie over de dienstverlening en overige activiteiten.
- Een zakelijke relatie te onderhouden.
- Een opdrachtovereenkomst te sluiten te onderhouden.
Wij verwerken onder andere de volgende persoonsgegevens van zakelijke relaties:
Namen, (zakelijke) contactgegevens en functie(s).
PD personeel kan de persoonsgegevens van haar zakelijke relaties doorgeven indien dit nodig is. Deze gegevens kunnen worden doorgegeven binnen PD personeel en aan sollicitanten of kandidaten en in alle overige gevallen waarin PD personeel hiertoe eventueel verplicht kan worden.
Je hebt als zakelijke relatie het recht op inzage en wijziging van de over jou geregistreerde persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met je contactpersoon bij PD personeel.
